Wissensmanagement

Wissensmanagement-Systeme spielen für Unternehmen eine immer größere Rolle, denn sie sind darauf ausgelegt, Wissen technisch so bereitzustellen, dass es innerhalb kürzester Zeit gefunden werden kann. Viele Erläuterungen zu Produkten und Prozessen werden zwar in umfangreichen Dokumenten im Intranet abgelegt, doch diese Dokumente werden häufig weder regelmäßig aktualisiert noch tatsächlich zu Rate gezogen, was größtenteils auf ihre Komplexität zurückzuführen ist.

Ein Beispiel: Ein Unternehmen hat ein 8-seitiges PDF zum Thema Versand erstellt. Ein Mitarbeiter sucht jedoch eine spezielle Information, die den Versand von Paketen ins Ausland betrifft. Mit einem Wissensmanagement-System gelangen Mitarbeiter über einen Pfad direkt zu ihrer gewünschten Detailinformation. Auf diese Weise lässt sich das zeitintensive Lesen anderer verwandter Themen umgehen. Gleichzeitig wird am Ziel-Text auf themenverwandte Texte verwiesen.

Aufgrund der Tatsache, dass Mitarbeiter heutzutage meist unter einem erheblichen Zeitdruck stehen, stellt das Wissensmanagement ein wichtiges Mittel dar, um Wissen gezielt auffindbar und nutzbar zu machen. Ein gutes Wissensmanagement-System „lebt“, d. h. es wird ständig aktualisiert, kommentiert und verbessert. Darüber hinaus bietet aktives Wissensmanagement einem Unternehmen die Möglichkeit, Abläufe wie telefonischen Support für die eigenen Mitarbeiter (z. B. bei Unternehmen mit vielen Filialen) zu optimieren, indem das Wissensmanagement bereits die gesuchten Informationen bereitstellt.

Redaktionell ist der Umstieg auf ein Wissensmanagement-System eine echte Herausforderung, denn er erfordert es, sich von vorhandenen Textstrukturen zu lösen. Umfangreiche Dokumente müssen so umstrukturiert werden, dass am Ende mehrere Einzeltexte entstehen, die hinsichtlich des Umfangs sowie des Stils für den Leser attraktiv sind.

Der Aufbau eines Wissensmanagements ist in der Anfangsphase äußerst zeitintensiv – sowohl in konzeptioneller als auch redaktioneller Hinsicht. Als externe Projektmanagerin unterstütze ich Ihr Unternehmen bei der Einrichtung Ihres Wissensmanagement-Systems.